Guía de Uso: Gestión de Audiencias

Este documento detalla el funcionamiento del módulo de Audiencias para la creación y visualización de audiencias, destinado a empleados de organismos y usuarios de Kayen.

Las audiencias que se encuentren agendadas en el sistema Kayén tienen carácter meramente orientativo y de cortesía, y no revisten valor procesal alguno. En consecuencia, cualquier dato allí consignado no sustituye ni modifica lo que surja del expediente judicial, siendo este último el único medio válido y vinculante a los efectos procesales.

Acceso

Para acceder a la gestión de audiencias:

1. Ingrese al Expediente deseado.
2. Diríjase a la sección o pestaña de Audiencias.
3. Allí encontrará el listado de audiencias existentes (si las hay) y las opciones para gestionar nuevas.

Crear Nueva Audiencia

Para programar una nueva audiencia, haga clic en el botón "Nueva audiencia" ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Esto abrirá una ventana emergente con el formulario de creación.

Solo los empleados del organismo tienen la capacidad de crear audiencias.

1. Datos Generales

En la columna izquierda del formulario, deberá completar los siguientes datos obligatorios:

• Formato de presencialidad: Seleccione si la audiencia será presencial, virtual o híbrida.
• Lugar: Si la audiencia es presencial, deberá seleccionar el lugar físico donde se llevará a cabo (ej. Sala de Audiencias, Mesa de Entradas, etc.).
  • Cada organismo tiene sus propios lugares para realizar las audiencias, por lo que este listado se encuentra filtrado por organismo.
• Tipo de audiencia: Especifique la naturaleza de la audiencia (ej. Audiencia de Vista de Causa, Conciliación, etc.).
• Estado: El estado inicial de la audiencia (generalmente "Programada").

2. Fecha y Hora

Puede definir la fecha y hora de dos maneras:

• Selección Manual: En el panel "Fecha y hora seleccionadas", ingrese la fecha y seleccione las horas y minutos de inicio y fin mediante los desplegables.

• Calendario Interactivo y Vistas de Disponibilidad: En la columna derecha se presenta un calendario diseñado para ayudarle a tomar la mejor decisión sobre la fecha y hora. Este calendario cuenta con tres vistas diferentes que puede alternar usando las flechas (< >) situadas en el encabezado del mismo:

  1. Audiencias del Expediente: Muestra solo las audiencias relacionadas con el caso actual. Ideal para no superponer eventos dentro del mismo proceso.
  2. Audiencias del Organismo: Visualiza todas las audiencias programadas por el organismo. Esta vista es fundamental para conocer la carga de trabajo general y evitar cuellos de botella.
  3. Audiencias del Lugar: Muestra la ocupación de la sala o lugar físico seleccionado.
     • Importante: Esta vista requiere que primero seleccione un "Lugar" en el formulario. Le permitirá confirmar que la sala no esté ocupada por otro juzgado u organismo en ese horario.

  Uso Estratégico: Se recomienda verificar estas vistas antes de confirmar la fecha, asegurando así que no existan conflictos de sala ni de agenda del organismo.

  • Puede hacer clic y arrastrar sobre un espacio vacío en el calendario para autocompletar la fecha y hora en el formulario.

3. Participantes

Es obligatorio agregar al menos dos participantes a la audiencia.

Seleccionar Participante: Elija una persona de la lista desplegable (se listan las partes del expediente y sus patrocinantes).

Verificación de Disponibilidad: El sistema verificará automáticamente si el participante seleccionado tiene otras audiencias programadas en ese horario. Si detecta un conflicto, aparecerá una leyenda como advertencia.

4. Sincronización con Microsoft Teams

Dentro de las opciones del formulario se encuentra la casilla Sincronización con Microsoft Teams, la cual permite crear automáticamente un evento/reunión asociado a la audiencia en Microsoft Teams (calendario del usuario creador), invitando a los participantes informados.

Esta opción temporalmente está disponible para usuarios con dominio justierradelfuego.gov.ar y que estén asignados como intervinientes en el expediente.

Alcance (qué se genera):

• Al confirmar la audiencia con esta opción activa, Kayen crea el evento en Microsoft Teams vinculado a la audiencia.

• El usuario creador visualizará la audiencia en su calendario de Teams (y, según configuración institucional, también en Outlook).

• Los participantes invitados podrán ver la audiencia en Teams en la medida en que cuenten con cuenta habilitada y el sistema pueda cursarles la invitación al correo asociado.

Reglas de sincronización (Kayen ↔ Teams):

• Kayen es la fuente principal de actualización del evento: los cambios realizados sobre la audiencia desde Kayen (fecha/hora, datos generales, participantes, cancelación) se reflejarán en el evento de Teams.

• Edición desde Teams (caso habilitado): Si el usuario es Administrador y además es el creador (organizador) de la audiencia, podrá modificarla indistintamente desde Kayen o desde Microsoft Teams, manteniendo la coherencia de la información.

Edición desde Teams (caso no habilitado): Si los cambios se realizan desde Teams por un usuario que no cumpla las condiciones anteriores, no se garantizará su reflejo en Kayen, pudiendo Kayen sobrescribir esas modificaciones en la siguiente actualización.

⚠️ En Microsoft Teams solo el organizador del evento (esto es, quien creó la audiencia en Kayen) puede modificarlo. Por lo tanto, si usted no es el creador/organizador de la audiencia, no podrá editarla desde Teams, aun cuando figure como participante invitado.

5. Guardar

Una vez completados todos los campos y agregados los participantes, haga clic en "Confirmar" o "Guardar" para finalizar la creación. Los participantes involucrados en la audiencia recibirán una alerta a través de Kayen (esquina superior derecha) y un correo electrónico.

La funcionalidad de alerta y correo solo está disponible para personas que posean usuario de Kayen.

Finalización de audiencia

Dentro de la columna acciones se encuentra un botón para marcar la audiencia como finalizada la cual abrirá un modal donde se podrán registrar (opcionalmente) observaciones sobre la misma y las materias que fueron tratadas.

Para obtener una vista completa sobre una audiencia en especifico debe presionar el registro deseado.

Visualización y Filtros

En la pantalla principal de Audiencias, puede visualizar la información de dos formas alternables mediante el interruptor "Vista":

• Tabla: Muestra un listado detallado con columnas ordenables.
• Calendario: Muestra las audiencias distribuidas en una grilla semanal o mensual.

Filtros: Utilice los filtros superiores para buscar audiencias específicas por:

• Estado (ej. Solo las "Programadas").
• Formato de presencialidad.
• Lugar.
• Tipo de audiencia.
• Fecha (Hoy, Esta semana, Este mes o un rango personalizado).

Acciones

Sobre cada audiencia en el listado (vista Tabla), dispone de botones para:

• Editar: Modificar datos de una audiencia existente (lápiz).
• Eliminar: Cancelar o borrar la audiencia (cruz roja).
• Historial: Ver los cambios de estado por los que ha pasado la audiencia (reloj).

Consideraciones

En caso de ser necesario, se deberá realizar un ticket para solicitar el añadido de opciones no contempladas para los siguientes campos:

• Lugar (filtrado por organismo)
• Carácter participante (filtrado por fuero)
• Tipo de audiencia (filtrado por fuero)

Mis audiencias

La página Mis audiencias se encuentra en el desplegable lateral, donde podrá observar sus audiencias asignadas.

Cualquier usuario de Kayen tiene acceso a esta página para poder ver sus audiencias.

Mesa juzgado > Audiencias

Esta página tiene una funcionalidad similar a Mis audiencias pero se muestran las audiencias en donde se encuentra involucrado como empleado del organismo. Es importante destacar que para usuarios que posean acceso a múltiples organismos, solamente podrán observar las audiencias para el organismo que se encuentre seleccionado en el momento.

Únicamente los empleados de los organismos tienen acceso a esta página.