Guía de Uso: Gestión de Audiencias

Este documento detalla el funcionamiento de la creación y visualización del módulo de Audiencias, tanto como para empleados de organismos y usuarios de Kayen.

Acceso

Para acceder a la gestión de audiencias:

1. Ingrese al Expediente deseado.
2. Diríjase a la sección o pestaña de Audiencias.
3. Allí encontrará el listado de audiencias existentes (si las hay) y las opciones para gestionar nuevas.

Crear Nueva Audiencia

Para programar una nueva audiencia, haga clic en el botón "Nueva audiencia" ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Esto abrirá una ventana emergente con el formulario de creación.

| Solo los empleados del organismo tienen la capacidad para crear audiencias.

1. Datos Generales

En la columna izquierda del formulario, deberá completar los siguientes datos obligatorios:

• Formato de presencialidad: Seleccione si la audiencia será presencial o virtual.
• Lugar: Si la audiencia es presencial, deberá seleccionar el lugar físico donde se llevará a cabo (ej. Sala de Audiencias, Mesa de Entradas, etc.).
  • Cada organismo tiene sus propios lugares para realizar las audiencias, por lo que este listado se encuentra filtrado por organismo.
• Tipo de audiencia: Especifique la naturaleza de la audiencia (ej. Audiencia de Vista de Causa, Conciliación, etc.).
• Estado: El estado inicial de la audiencia (generalmente "Programada").

2. Fecha y Hora

Puede definir la fecha y hora de dos maneras:

• Selección Manual: En el panel "Fecha y hora seleccionadas", ingrese la fecha y seleccione las horas y minutos de inicio y fin mediante los desplegables.

• Calendario Interactivo y Vistas de Disponibilidad: En la columna derecha se presenta un calendario diseñado para ayudarle a tomar la mejor decisión sobre la fecha y hora. Este calendario cuenta con tres vistas diferentes que puede alternar usando las flechas (< >) situadas en el encabezado del mismo:

  1. Audiencias del Expediente: Muestra solo las audiencias relacionadas con el caso actual. Ideal para no superponer eventos dentro del mismo proceso.
  2. Audiencias del Organismo: Visualiza todas las audiencias programadas por el organismo. Esta vista es fundamental para conocer la carga de trabajo general y evitar cuellos de botella.
  3. Audiencias del Lugar: Muestra la ocupación de la sala o lugar físico seleccionado.
     • Importante: Esta vista requiere que primero seleccione un "Lugar" en el formulario. Le permitirá confirmar que la sala no esté ocupada por otro juzgado u organismo en ese horario.

  Uso Estratégico: Se recomienda verificar estas vistas antes de confirmar la fecha, asegurando así que no existan conflictos de sala ni de agenda del organismo.

  • Puede hacer clic y arrastrar sobre un espacio vacío en el calendario para autocompletar la fecha y hora en el formulario.

3. Participantes

Es obligatorio agregar al menos dos participantes a la audiencia.

1. Seleccionar Participante: Elija una persona de la lista desplegable (se listan las partes del expediente y sus patrocinantes).
2. Carácter: Indique en qué carácter comparece (ej. Requirente, Requerido, Representante del Requirente).
3. Haga clic en el botón "+" (Añadir) para agregarlo a la lista.

Verificación de Disponibilidad: El sistema verificará automáticamente si el participante seleccionado tiene otras audiencias programadas en ese horario. Si detecta un conflicto, aparecerá un ícono de advertencia (triángulo amarillo) junto al nombre en la lista. Al pasar el mouse sobre el ícono, podrá leer el detalle del conflicto.

4. Guardar

Una vez completados todos los campos y agregados los participantes, haga clic en "Confirmar" o "Guardar" para finalizar la creación. Los participantes involucrados en la audiencia van a recibir una alerta a través de Kayen (esquina superior derecha) y un correo electrónico.

La funcionalidad de alerta y correo solo está disponible para personas que posean usuario de Kayen.

Visualización y Filtros

En la pantalla principal de Audiencias, puede visualizar la información de dos formas alternables mediante el interruptor "Vista":

• Tabla: Muestra un listado detallado con columnas ordenables.
• Calendario: Muestra las audiencias distribuidas en una grilla semanal o mensual.

Filtros: Utilice los filtros superiores para buscar audiencias específicas por:

• Estado (ej. Solo las "Programadas").
• Formato de presencialidad.
• Lugar.
• Tipo de audiencia.
• Fecha (Hoy, Esta semana, Este mes o un rango personalizado).

Acciones

Sobre cada audiencia en el listado (vista Tabla), dispone de botones para:

• Editar: Modificar datos de una audiencia existente (lápiz).
• Eliminar: Cancelar o borrar la audiencia (cruz roja).
• Historial: Ver los cambios de estado por los que ha pasado la audiencia (reloj).

Consideraciones

En caso de ser necesario, se deberá realizar un ticket para solicitar el añadido de opciones no contempladas para los siguientes campos:

• Lugar (filtrado por organismo)
• Carácter participante (filtrado por fuero)
• Tipo de audiencia (filtrado por fuero)

Mis audiencias

La página Mis audiencias se encuentra en el desplegable lateral, donde se va a poder observar las audiencias que se te han sido asignadas.

Cualquier usuario de Kayen tiene acceso a esta página para poder ver sus audiencias.

Mesa juzgado -> Audiencias

Esta página tiene una funcionalidad parecida a Mis audiencias pero se muestran las audiencias en donde uno se encuentra involucrado como empleado del organismo. Es importante destacar que para usuarios que posean acceso a múltiples organismos, solamente podrán observar las audiencias para el organismo que se encuentre seleccionado en el momento.

Únicamente los empleados de los organismos tienen acceso a esta página.